Les espaces : plusieurs projets, une équipe

Un espace regroupe des projets — des plannings — et se partage d'un coup : un tableau de bord sur tous ses projets, la charge de chacun, le temps de chaque activité. L'écran Espaces (adresse /espaces) les liste ; un espace s'ouvre sur quatre onglets : Tableau de bord, Personnes, Activités et Projets.

Un espace, et votre espace personnel

Chaque projet est rangé dans un seul espace. Chaque compte a son espace personnel, appelé Personnel à l'écran : il contient vos plannings tant que vous ne les rangez pas ailleurs, et il n'est qu'à vous — il ne se renomme, ne se partage, ne se quitte ni ne se supprime. Rien ne change pour qui ne crée pas d'espace : un planning se partage comme avant, projet par projet.

Créer un espace (sur l'écran Espaces) lui donne un nom, de 1 à 100 caractères ; il faut avoir vérifié son adresse e-mail, et un compte possède cinq espaces partagés au plus. Dans un espace, ses administrateurs créent des projets ou y rangent un planning existant (Ajouter un planning existant… dans l'onglet Projets, ou Ranger dans un autre espace… sur la carte d'un projet) : il faut être administrateur du projet et de l'espace d'arrivée, et un espace personnel ne reçoit que les plannings de son propriétaire.

Supprimer l'espace… est réservé à son propriétaire : chaque projet retourne à l'espace personnel de son propriétaire, rien d'autre que l'espace, ses membres, ses invitations et ses vues ne disparaît. Un membre peut Quitter l'espace… ; le propriétaire, lui, le supprime.

Les rôles à deux niveaux

Un espace a ses membres, avec les trois rôles d'un projet — administrateur, contributeur, lecteur — et un propriétaire. Le rôle d'espace vaut pour tous ses projets. Un projet garde aussi son propre partage, et le plus fort des deux l'emporte, projet par projet :

• Anne, lectrice de l'espace et contributrice du projet « Migration ERP », modifie ce projet et lit les autres ;
• Paul, contributeur de l'espace, contribue à tous ses projets ;
• le propriétaire de l'espace administre tous ses projets, mais n'en devient pas le propriétaire : la corbeille, la purge et le transfert d'un projet restent à son seul propriétaire.

Dans Partager l'espace, les administrateurs invitent par e-mail ou par lien, changent un rôle, retirent un membre. Dans les membres d'un projet, quelqu'un qui tient son accès de l'espace est marqué via l'espace : il se retire depuis l'espace, pas depuis le projet.

Qui voit quoi

Partagé à un seul projet, on ne voit que ce projet : ni le nom de l'espace, ni son tableau de bord, ni ses autres projets — pour vous, l'espace n'existe pas. Dans la liste des membres de ce projet, vous voyez quand même qui peut le modifier depuis l'espace, sans le nom de l'espace.

La règle du lecteur. Un lecteur de l'espace voit les chiffres de l'espace et les siens, jamais ceux des autres un par un : dans le tableau de bord, la dimension Personne n'a que trois valeurs — Vous, Les autres membres (agents IA et noms libres compris) et Sans personne — ; dans la vue par activité, le responsable d'une action qui n'est pas la sienne vaut Les autres membres. Les totaux sont ceux de l'espace entier. Le regroupement se fait sur le serveur : les données des autres ne parviennent pas à l'écran d'un lecteur, pas même cachées. Un lecteur de l'espace qui contribue à l'un de ses projets reste regroupé ici ; le détail de ce projet est dans ses Analyses.

Le tableau de bord

En tête, les chiffres de l'espace : les projets actifs (au moins un bloc après aujourd'hui), le temps alloué ce mois, les actions ouvertes (à faire ou en cours) et les blocs à risque (en retard, ou touchés par l'absence de leur personne). Dessous, un tableau croisé sur tous les projets de l'espace, qui se règle comme celui des Analyses :

• Mesures : Temps alloué (jours), Actions ouvertes, Blocs à risque ;
• Dimensions : Projet, Personne (le responsable d'une action, ou la personne de la ligne d'un bloc), Semaine, Mois, Trimestre, Statut de l'action (mesures d'actions seulement), État du bloc.

Chaque total se calcule sur ce qu'il couvre, jamais en additionnant les cases. Une case ouvre dans le Gantt ce qu'elle compte. Exporter (XLSX) télécharge le tableau affiché ; Enregistrer pour l'espace (aux administrateurs) en fait une vue que tous les membres ouvrent dans Vues de l'espace… — cinquante au plus, un nom que l'espace ne porte pas déjà.

La vue par personne

L'onglet Personnes liste les personnes de l'espace — ses membres, les membres de ses projets, les agents IA et les noms libres à qui une action est confiée — avec leur charge de la semaine. Une personne choisie montre :

• sa charge sur les semaines à venir : le temps alloué aux actions qui lui sont confiées, quel que soit leur statut, face à 5 jours disponibles moins ses absences (une demi-journée compte 0,5) — la barre rouge dit la surcharge ; un agent ou un nom libre a une charge, pas de capacité ;
• ses actions en trois colonnes, à faire, en cours, fait, tous projets confondus, avec leur temps et leur retard ;
• son activité récente dans les projets de l'espace, dite comme dans l'Historique, avec le jour et non l'heure : la vue sert à répartir le travail, pas à suivre les horaires de quelqu'un. L'Historique de chaque projet garde l'heure, pour retrouver un geste.

Un lecteur de l'espace n'ouvre que la sienne (Voir la vôtre) ; celle d'un autre lui est refusée. La vue le rappelle sous le nom de la personne : chacun peut savoir qui la voit.

Si vous utilisez un espace avec des salariés

La vue par personne montre la charge, les absences, les actions et l'activité de chacun. Dans une entreprise, c'est vous, l'organisation, qui décidez de l'usage que vous en faites, et qui en répondez :

• informez les personnes de ce que la vue montre et de qui la voit, avant de les inviter — la politique de confidentialité de PalmaPlan le dit, mais elle ne remplace pas votre propre information ;
• en France, le comité social et économique (CSE) est consulté sur les moyens qui permettent de contrôler l'activité des salariés (art. L2312-38 du Code du travail) ; un outil de charge partagé peut en être un ;
• ne vous en servez pas pour évaluer ou comparer des personnes : PalmaPlan ne calcule ni note, ni classement, ni temps de présence, et ce n'est pas son objet.

Nous avons mené une analyse d'impact sur cette vue ; c'est d'elle que viennent le jour sans l'heure et la phrase sous le nom.

La vue par activité

Une activité est une ligne du Gantt qui porte au moins un bloc. Pour chacune : sa période, ses actions faites sur le total, le temps alloué (la somme de celui de ses actions), le temps passé déclaré, le reste (alloué moins passé, jamais négatif) et le dépassement — en rouge quand le passé dépasse l'alloué. Elle se déplie sur ses actions ; un filtre garde un seul projet. Les chiffres en tête additionnent les activités affichées.

Le temps des actions

Le temps alloué se pose sur chaque action, en jours au dixième (de 0 à 1000) — dans l'onglet Actions du bloc, ou par un agent ; le temps passé, chacun le déclare sur les actions qui lui sont confiées, un lecteur compris. Un bloc sans action, ou dont aucune action n'est estimée, est « non estimé » : il n'a pas de charge, et l'écran le dit plutôt que d'écrire 0. Le temps alloué d'une action se répartit sur les jours ouvrés de son bloc, au calendrier de sa ligne : 4 jours sur un bloc de 8 jours ouvrés font 0,5 jour par jour. Voir Les actions d'un bloc et l'avancement déduit.

Ce que voit un agent

Un assistant IA branché par MCP lit les espaces avec les droits de la personne qui l'a connecté, en lecture seule : list_spaces (vos espaces et votre rôle), get_space_dashboard (les quatre chiffres et le tableau), get_person_view (person: "me" pour la vôtre) et get_activity_view. La règle du lecteur s'y applique de la même façon, et list_schedules dit l'espace de chaque planning dont vous êtes membre. Créer un projet dans un espace reste un geste de l'écran. Voir La référence des tools, resources et prompts.

Ce qui se passe si on se trompe

• Un projet rangé dans le mauvais espace : rangez-le ailleurs (Ranger dans un autre espace…) — rien n'entre dans son historique, et ses propres partages restent.
• Un membre retiré par erreur : invitez-le de nouveau ; ce qu'il avait écrit reste, et ses actions gardent leur temps.
• Un espace supprimé : ses projets ne sont pas perdus, ils sont retournés à l'espace personnel de leur propriétaire ; recréez l'espace et rangez-les-y.

Ce que cette page ne couvre pas

• Le partage d'un seul projet, et les rôles dans un projet : voir Le partage et les rôles.
• Le tableau croisé d'un projet : voir Les analyses : le tableau croisé du projet.
• Poser une absence : voir Les absences : Mes absences, l'Agenda, les risques.